Wielka Brytania jest bardzo przyjaznym miejscem, dla założycieli własnych firm. Łatwość prowadzenia działalności i minimum formalności plasuje UK na pierwszym miejscu w Europie i piątym na świecie. Często zakładając firmę za granicą omija się szereg zbędnej papierkowej dokumentacji w Polsce, dlatego coraz częściej spotyka się przedsiębiorców, którzy otwierają firmę w Wielkiej Brytanii, a swoje oddziały lub świadczenie usług prowadzą w Polsce. W takim wypadku niezbędne są jednak tłumaczenia dokumentów firmowych takich jak:
świadectwo rejestracji firmy (ang. certificate of incorporation),
umowa spółki (ang. articles of association)
wykaz stanowisk kierowniczych firmy (ang. current appointments report),
zaświadczenie potwierdzające fakt istnienia spółki oraz jej prawidłowe funkcjonowanie tzw. wydruk KRS (ang. Certificate od Good Standing)
Zagraniczny oddział lub przedstawicielstwo w Polsce będzie rozliczał również tu podatek. Do tego też niezbędne są przetłumaczone, wyżej wymienione dokumenty, które powinno się złożyć w odpowiednich urzędach.
Certificate od incorporation
Certificate of incorporation to nic innego jak dowód zarejestrowania brytyjskiej firmy w Companies House na mocy ustawy o spółkach z 2006r. Certyfikat wystawiany jest w momencie zatwierdzenia wcześniej złożonego wniosku. O certificate of incorporation można ubiegać się na dwa sposoby: poprzez rejestrację firmy online, wtedy certyfikat wysyłany jest pocztą elektroniczną w formacie PDF; oraz za pomocą tradycyjnego formularza IN01. Ta opcja gwarantuje dostarczenie lokalną pocztąświadectwaw ciągu 8-10 dni Certificate of incorporation zawiera:
Nazwę zarejestrowanej firmy,
Numer rejestracyny firmy,
Datę powstania spółki,
Miejsce zarejestrowania firmy,
Strukturę firmy,
Dane sekretarza,
Załączoną ustawę, pieczęć urzędową oraz herb królewski.
Certificate of incorporation potwierdza osobowość prawną i podmiot spółki utworzony w Companies House i dowodzi o jej publicznym charakterze. Certyfikat niezbędny jest podczas otwierania firmowego konta bankowego, wnioskowania o leasing, pożyczkę lub sprzedaży działalności. W przypadku utraty lub zawieruszenia certificate of incorporation możliwe jest wystawienie duplikatu przez Companies House za dodatkową opłatą, chyba że rejestracja odbywała się online, wtedy bez problemu nowy certyfikat można pobrać z serwisu.
Articles of association
Articles of association można określić jako podręcznik lub konstytucję firmy. Jest to bowiem dokument określający wszelkie regulacje dotyczące podmiotu działalności i celu spółki. Umowa spółki zawiera również zadania, które należy realizować wewnątrz przedsiębiorstwa, by było ono rentowne; proces prowadzenia dokumentacji i księgowości finansowej oraz nabór zarządu i obowiązki dyrektorów. W articles of association znajdują się również wytyczne dotyczące nadania nazwy firmie. Nie może ona posiadać słów obraźliwych i gorszących oraz wyrazów przypisanych do określonych podmiotów jak “kościół” czy “władza”. Powód utworzenia spółki przez akcjonariuszy jest również kolejnym punktem w articles of association. Cel w jakim została rozpoczęta działalność o danym podmiocie, czasem może ograniczać się do samego zarządzania lub szerszych pojęć, w zależności jaki schemat przyjmuje dana jurysdykcja. Status firmy określa również wszelkie działania finansowe, w tym liczbę i rodzaj akcji, które wchodzą w skład kapitału, ich sposób emitowania, wypłacania dywidend itp. Kontroluje również prowadzenie ewidencji finansowej i księgowości.
Current appointments report
Current appointments report stanowi wykaz najwyższych stanowisk w firmie, czyli całego zarządu. Wydawany jest przez Companies House, na ich oficjalnej stronie, poprzez serwis internetowy. Current appointments report składa się z kilku części, zwykle paru stron A4. Zawiera podstawowe informacje o firmie jak: nazwa, numer, adres oraz podmiot działalności, a także wszelkie kluczowe daty zgłoszenia konta bankowego, referencji, listy członków i akcjonariuszy. W następnej części current appointments report znajdują się natomiast dane wszystkich aktualnych dyrektorów i sekretarzy firmy, w tym:
imię,
nazwisko,
narodowość,
data urodzenia,
adres,
data powołania,
ich liczbą spotkań
W przypadku włączenia na nowo, zwolnionych wcześniej dyrektorów, podawana jest również data ich poprzedniej rezygnacji.
Certificate od Good Standing
Certificate od Good Standing to kolejny ważny dokument urzędowy, który jest niezbędny do przedstawienia swojej firmy w legalnym i dobrym świetle. To brytyjski odpowiednik polskiego KRS-u. Dokumentu Certificate od Good Standing oraz jego tłumaczenia, wymagają w szczególności banki oraz firmy leasingowe, podczas podejmowania decyzji kredytowej, inwestorzy oraz partnerzy biznesowi. W niektórych wypadkach wydruk KRS wymagają również zagraniczne urzędy państwowe, w momencie ubiegania się o kwalifikacje zagranicze. Certificate od Good Standing potwierdza, że firma:
terminowo spłaca wszelkie zobowiązania urzędowe, w tym licencje, podatki itp.
wywiązuje się ze wszelkich formalnych obowiązków
w terminie złożyła raport roczny do właściwego urzędu
nie jest zadłużona w urzędzie oraz nie zalega ze spłatą podatków lokalnych.
Certificate od Good Standing czyli tzw. polski wydruk KRS przyda się również w momencie odnawiania niektórych zezwoleń czy licencji oraz w momencie sprzedaży spółki. To najważnieszy dowód wiarygodności i rzetelności firmy.