Każdy kto wykonuje legalnie pracę w Wielkiej Brytanii, powinien odprowadzać podatek dochodowy. Aby na koniec roku otrzymać zwrot nadpłaconego podatku tzw. Individual Income Tax Refund, musi złożyć odpowiednie dokumenty m.in. P45 lub P60. Oba te dokumenty, niezależnie od formy zatrudnienia (przez agencję lub bezpośrednio dla konkretnej firmy), są potwierdzeniem wykonywania pracy dla poszczególnych pracodawców. P45 to obowiązkowy dokument, jaki musi wystawić zatrudnionemu pracodawca w momencie zerwania umowy i zaprzestania pracy. Formularz P45 przedstawia ważne informacje o wysokości wynagrodzenia oraz o odprowadzanym podatku do momentu zerwania współpracy. P45 zawiera również:
NIN (National Insurance Number) – numer ubezpieczenia/identyfikacji podatkowej pracownika, odpowiednik polskiego NIP-u.
Informacje na temat biura podatkowego, kodu i numeru referencji podatkowej,
Wysokość zarobków z całego roku podatkowego, uwzględniając wszystkie miejsca pracy i datę ostatniego wynagrodzenia,
Sumę odprowadzanych podatków.
P45 powinien być dostarczany w czterech częściach przez pracodawcę. Wtedy pierwsza część zostaje wysłana do biura podatkowego HMRC (Her Majesty Revenue & Customs). Druga i trzecia część formularzu P45 zostaje przekazana kolejnemu pracodawcy lub odpowiedniej instytucji Jobcentre, w momencie ubiegania się o zasiłek. Zabezpiecza to przed niepoprawnym naliczaniem kolejnych podatków oraz błędnym uznaniem zwrotu - Individual Income Tax Refund. Z kolei część 1A formularza P45 powinna zostać zatrzymana przez pracownika. Niestety w momencie utracenia dokumentu P45, nie ma możliwości starania się o jego kopię. Jedyne podobne informację na temat odprowadzanego podatku znajdują się w dokumencie „statement of earnings”, o który trzeba wnioskować do poprzedniego pracodawcy. Taki dokument również można przedłożyć urzędnikowi. Jeśli obecny pracodawca odmawia wydania P45, łamie w tym momencie prawo, co powinno zostać zgłoszone do HMRC. Dokumentu P45 nie otrzymają osoby rozpoczynające pierwszą prace w UK, a także te, zaczynające pracę na drugi etat. W tym wypadku pracodawca sam oblicza wysokość odprowadzonego podatku. Równie ważnym dokumentem w procedurze otrzymania zwrotu podatku jest P60. Jednak ten dokument wystawiany jest na koniec roku podatkowego, dokładnie 31 maja i stanowi podsumowanie zarobków i naliczonych podatków za cały rok. P60 jest również pomocny podczas składania wniosków o kredyt bankowy hipoteczny, jak i gotówkowy oraz można bez problemu ubiegać się o jego kopię. O zwrot podatku - Individual Income Tax Refund można wnioskować do 5lat wstecz. Podania można składać przez cały rok, najlepiej po zakończeniu roku podatkowego (5kwietnia), a czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosku to min. 3 miesiące. Rozliczenie podatkowe jest obowiązkowe, a każdy dochód uzyskany w Wielkiej Brytanii. trzeba zgłosić również do Polskiej Izby Skarbowej. Individual Income Tax Refund wysłany jest w formie czeku, a jego realizacja trwa zwykle od jednego do dwóch miesięcy.